С появлением письменности у людей возникла потребность в сохранении и упорядочивании носителей данных. Примерно тогда и зародилась профессия архивариус. Ее представители отвечали за сбор и хранение различных видов рукописей, а также за составление по ним каталогов. На сегодняшний день обязанности таких сотрудников практически не изменились, а только адаптировались к современным реалиям. Направление остается популярным, хоть и не подразумевает высоких зарплат и завидного карьерного роста.
Особенности работы
Мнение эксперта
Екатерина Колоколова
Профориентатор. Дипломированный специалист по проблемам вовлеченности детей в учебу. Имеет более 10-и лет опыта ведения семинаров, тренингов и лекций с аудиторией самого разного возраста.
Архивариус (архивист, архиватор) — это работник архива, который занимается приемом, обработкой и распределением бумаг по хранилищу, составлением каталогов. Он отвечает за учет и сохранность документов, при необходимости выдает их в ответ на официально поданные запросы. В работу к такому сотруднику попадают уже исполненные бумаги, но это не уменьшает их важности и ценности, о чем должны помнить архивариусы.
Функции и должностные обязанности архивиста:
- ведение архивного дела на объекте;
- организация хранения документов, обеспечение их сохранности в течение установленного инструкцией срока;
- прием и регистрация поступающих бумаг с учетом особенностей подразделения, из которого они поданы;
- участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности оформления поступающего на хранение документа;
- шифрование единиц хранения, размещение дел в соответствии с принятой на предприятии системой, ведение учета;
- подготовка описей объектов, актов для передачи бумаг на выдачу, уничтожение, списание, переправку в другую архивную структуру;
- создание справочного аппарата и алгоритмов, облегчающих процесс поиска нужной информации в архиве;
- участие в проведении экспертиз, направленных на определение исторической или научной ценности подотчетных объектов;
- оценка состояния документов, принятие решений об их реставрации, обеспечении определенных условий содержания;
- контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности в помещениях архива;
- выдача документов или их копий в ответ на поданные официальные заявки, а также составление информационных справок на основе данных бумаг;
- внедрение современных технических средств в работу архива, оценка эффективности инноваций;
- обеспечение чистоты на рабочем месте, контроль организации труда сотрудников с учетом внутренних правил и распорядка предприятия.
В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.
Раньше архивы в основном составлялись и велись в музеях, библиотеках, государственных хранилищах. Сегодня, несмотря на активное использование электронных носителей данных, потребность в архивистах даже выше, чем это было раньше.
Такой парадокс объясняется рядом факторов. Во-первых, во многих областях жизни человека хранение документации в течение нескольких лет установлено на законодательном уровне. Во-вторых, из-за уязвимости сетей и электроники эксперты не до конца им доверяют и стараются обезопасить себя с нескольких сторон.
Актуариус, архивариус, архивист
До начала XX века эти слова не были синонимами.
Архивариусом называли чиновника, занимавшего должность директора (управляющего, заведующего) архива. В «Толковом словаре русского языка» Ушакова, слово «архивариус» расшифровывается не иначе, как «заведующий архивом».
Архивист
Должность актуариуса в России официально появилась 28 февраля[источник не указан 2536 дней
] 1720 года (10 марта по новому стилю), возможно 16 июля[3].
Эта дата связана с тем, что Петром Великим был подписан «Генеральный регламент или Устав». Он определил основы организации государственного управления в стране и ввел во всех государственных органах власти архивы и государственную должность, которому надлежало «письма прилежно собирать, оным реестры чинить, листы перемечивать…».
- Другой важной датой в истории архивного дела является 1 июня 1918 года, когда В. И. Ленин подписал декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР»[3];
- Третья важная веха для Археографии — это 18 марта 1917 года: день первого собрания Союза российских архивных деятелей[3].
С 2002 года 10 марта стал профессиональным праздником архивоведов. На современный язык эту должность можно перевести как секретарь-регистратор.
Постепенно, со становлением архивоведения как самостоятельной научной дисциплины слова «актуариус» и «архивариус» стали постепенно вытесняться из лексикона термином «архивист». Во многом из-за того, что без специальной подготовки быть хорошим управляющим архивом стало практически невозможно. Поэтому директоров стали выбирать из подготовленного персонала, имеющего научный статус архивиста, который, в отличие от должности, был неизменным.
Важные качества
Архивариус — очень специфичная специальность. Ее представитель в первую очередь должен быть ответственным. Ему надо четко осознавать свои права, а также понимать, какими будут последствия ненадлежащего исполнения обязанностей.
Архивист имеет право:
- выдвигать предложения по оптимизации работы отдела или целого направления;
- запрашивать в различных подразделениях предприятия информацию, которая необходима ему для выполнения своих обязанностей;
- изучать внутреннюю документацию организации, имеющую прямое отношение к его рабочей деятельности;
- настаивать на организации условий, необходимых ему для исполнения своих обязанностей (организационных, технических, материальных).
Архивариус должен быть готов нести ответственность при невыполнении требований должностной инструкции, нарушении внутреннего регламента, законов.
В зависимости от типа и серьезности совершенных деяний сотрудник призывается к ответу согласно положениям трудового, административного, гражданского и уголовного законодательства.
Знания и навыки
На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.
Профессиональный архивариус должен:
- знать единую систему делопроизводства;
- ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;
- владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;
- уметь составлять отчеты, оформлять акты;
- владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;
- уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.
Еще архивариус дополнительно систематизирует подотчетную документацию, поэтому он должен обладать разными приемами организации работы отдела. Сотрудник с опытом работы более пяти лет может получить должность старшего архивиста. Такой работник дополнительно должен знать правила составления описаний документов временного и постоянного хранения, различных сопроводительных актов.
Требования к архивариусу.
Работа архивариуса достаточно сложная, поэтому справиться с ней может не каждый, для того, чтобы качественно выполнять обязанности, человек должен обладать некоторыми личностными качествами.
Архивариус обязательно должен быть внимателен ко всему, даже к мелочам, любить порядок и структурированность, а также быть достаточно усидчивым, ведь эта профессия предполагает много похожей по типу работы.
Овладеть профессией архивариуса можно в колледже, а также в ВУЗе, образование для данной профессии является обязательным.
Человек, получивший высшее образование по данной специальности может стать старшим архивариусом, в крупных компаниях эта должность является достаточно значимой.
В учебных заведениях будущих архивариусов учат таким профессиональным навыкам, как правильное составление документов и отчетов, эксплуатация необходимых для работы технических средств, проведение экспертиз.
Также студенты изучают систему делопроизводства и нормативных актов, которые регламентируют ведение архивов.
Известные представители профессии
Самоквасов Дмитрий Яковлевич
Русский археолог, историк права, архивовед
Профессор Императорского Варшавского университета, заслуженный профессор Императорского Московского университета.
Подробнее
Александр Сергеевич Лаппо-Данилевский
Российский историк, один из основоположников методологии исторической науки в России
Идеи и научные выводы Александра Сергеевича Лаппо-Данилевского лежат в основе методологии современного источниковедения. Этот выдающийся российский историк внес неоценимый вклад в разработку теории и методов изучения исторических источников. Прежде всего, ему принадлежит заслуга в создании учения об историческом источнике, определении его понятия и природы, как ключевого вопроса источниковедения.
Подробнее
Личностные требования к должности архивариуса
Хорошим архивистом способен стать внимательный и ответственный человек, который даже при выполнении монотонной работы не теряет концентрацию. Также соискателю должности пригодятся усидчивость, терпеливость, спокойствие. Сотрудник должен стремиться к порядку, быстро вникать в различные структурные схемы.
Важными качествами являются пунктуальность и дисциплинированность, уважительное отношение к правилам, инструкциям. Обычно в архиве работает минимальное количество сотрудников, поэтому пост подходит людям, комфортно чувствующим себя в одиночестве. Но они не должны быть совсем нелюдимыми, ведь по работе им придется много общаться с представителями других отделов.
Главная задача архивариуса — это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот.
Профессиональные обязанности
Занимается архивариус систематизацией всех внутренних и входящих материалов, которые вышли из документооборота. Также он отвечает за соответствие условиям, нормам и правилам хранения. В обязанности архивариуса входит: правильное оформление исходящих и поступающих документов, составление описаний, ведение учетных баз, маркирование списков, выдача справок и размещение информации на специальных стеллажах. Сегодня на крупных предприятиях практически вся работа осуществляется в электронном виде, но действительно важные материалы, подлежащие длительному хранению, дополнительно распечатывают на бумажных носителях и передают в архив.
Конечно, автоматизированная база значительно ускоряет и облегчает работу и поиск, но техника имеет свойство ломаться и выходить из строя, вот поэтому во избежание потери всех данных нужен архив. Участвует в комиссиях по уничтожению и списанию устаревших документов архивариус. Профессия также подразумевает слежение за противопожарной безопасностью помещения.
Где получить профессию
Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.
Для начала карьеры достаточно среднего специального образования на базе колледжа, но более престижным считается диплом профильного ВУЗа. Его наличие дает больше шансов для развития карьеры, которая представлена получением административного поста.
Где востребованы архивариусы
Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:
- государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
- музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
- учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
- медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
- частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.
Пример должностной инструкции
Пример инструкции (стр. 2)
Пример инструкции (стр. 3)
Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.
Кто такой архивариус и что он делает на работе?
С древних времен все рукописные достижения человечества собирали в библиотеках, музеях и всевозможных хранилищах.
В наше время документация стала более разнообразной и разноплановой, а в ее хранении нуждаются не только музейные и библиотечные учреждения, но и рядовые организации и предприятия.
Специально для сбора, систематизации и складирования бумаг существуют архивы, функционированием которых занимаются архивариусы.
Что означает слово «архивариус»?
В русский понятие «архивариус» попало из латинского языка. Слово archivarius означает «начальник архива», хотя позже в своем словаре Ушаков называл этих работников несколько иначе – заведующими архива.
В России должность архивариуса появилась в 1720 году благодаря Петру I, который издал указ о создании системы организации государственных учреждений и назначил чиновников для прилежного сбора писем и составления реестров.
Кто такой архивариус?
В современном понимании архивариус – это любой работник архива, будь то начальник, заведующий или простой служащий. Его основная задача – правильно организовать работу архивного учреждения и надлежащим образом проконтролировать документооборот.
Архивариус должен в совершенстве знать государственную систему делопроизводства, владеть информацией в области законодательства, норм составления и хранения документов, а также иметь представление о ведении отчетности и правилах эксплуатации деловых бумаг.
На работу в архивы принимаются люди со специальным образованием, которое дается в средних и высших учебных заведениях. Помимо знаний и навыков, должность архивариуса требует усидчивости, внимательности и собранности.
Важнейшими качествами этой профессии можно назвать оперативную память и особый тип мышления, позволяющий хорошо запоминать и анализировать большие объемы информации.
Чем занимается архивариус?
В сферу деятельности архивариусов входит обеспечение сохранности документации, поддержание порядка ее хранения и использования. Работник архива занимается приемкой и регистрацией документов, поступающих из разных организаций, оформляет регистрационные карточки и сводные описи, создает банк данных и выдает документы или их копии по требованию.
В некоторых случаях функции архивариуса включают в себя доставку документации юридическим и физическим лицам, а также контроль правил пожаробезопасности внутри архивного учреждения.
Где востребованы архивариусы?
Архивариусы могут работать в различных сферах хозяйствования. Например, государственные учреждения используют их труд для учета смертности и рождаемости, хранения копий свидетельств о рождении, браке и прочих бумаг.
В музеях архивные работники нужны для систематизации экспонатов по видам, разделам, историческим периодам. В учебных заведениях архивариусы занимаются хранением и учетом студенческих записей, копий дипломов, записей в трудовых книжках сотрудников разных факультетов.
Востребована эта должность и в медицине. Лечебные учреждения, больницы и поликлиники нуждаются в грамотном хранении историй болезни и карточек пациентов, а научные институты – записей докторов и исследователей, изучавших те или иные заболевания.
Иногда архивариусы работают на частных лиц. Если богатая семья хочет составить свое генеалогическое древо или постоянно поддерживать в порядке коллекцию семейных исторических записей, она пользуется услугами архивных работников.
Зачем нужны архивариусы?
Архивариусы играют важную роль хранителей текущей и прошлой документации. От того, насколько качественно и грамотно организована систематизация бумаг, во многом зависит сохранение нашего прошлого.
Архивариусы имеют доступ не только к продуктам делопроизводства, но и к ценным литературным источникам или произведениям искусства, которые требуют надлежащего хранения для передачи потомкам. Словом, люди этой профессии помогают сохранить воспоминания, оставленные предками, и увидеть нашу историю сквозь призму будущего.
