500 советов секретарюОльга Анатольевна Энговатова


Чем занимаются на курсах секретаря и делопроизводства в СПБ

Обязанности секретаря

Сейчас известно множество направлений и разновидностей данной профессии, ведь можно быть как обычным помощником начальника, так и занимать должность высокопоставленного госслужащего.

Но у всех этих людей есть общие классические обязанности, без выполнения которых, они будут считаться недобросовестными работниками:

  • приём различных видов документов от служащих для передачи руководителю в целях ознакомления и подписи. Это могут быть заявления об увольнении, просьбы об отпуске или повышении, различные приказы для сотрудников;
  • введение делопроизводства. Для этого необходимо проводить полную систематизацию поступившей корреспонденции, а затем предоставлять ее исполнителям под роспись. Также нужно следить за сроками исполнения этой бумагой;
  • обязательное выполнение поручений. Нужно выполнять ряд поручений от руководителя, чтобы облегчить ему работу и создать нормальные условия. К примеру, отвечать на звонки от других организаций или составить план на новый рабочий день;
  • оказывать поддержку в проведении важных мероприятий или совещаний руководителя. Проверять и составлять список участвовавших, помогать делать закупку необходимых продуктов для проведения;
  • покупка временного жилья в различных гостиницах, когда руководящее лицо или обычный служащий отправляется в командировку.

По списку видно, что должность секретаря насыщена множеством различных обязательств, которые требуют ответственности и внимательности. Это значит, что быть помощником руководителя быть ни так уж и просто, как мы представляли на первый взгляд.

Что должен знать и уметь секретарь

Одного желания быть превзойденным помощником, который будет работать за начальника, недостаточно. Секретарь — это полноценная должность, на которую надо претендовать.

И для того, чтобы быть уважаемым и умелым работником, необходимо изучать и запоминать следующие моменты:

  • руководство и персонал компании, включая структурные подразделения;
  • саму структуру организации, устав и перспективы на будущее;
  • стандартное расположение реквизитов в документах при работе с делопроизводством;
  • технику безопасности при использовании офисной техники;
  • виды нормативных, правовых актов и их учёт;
  • правила пожарной безопасности и санитарии;
  • качественную организацию труда на рабочих местах.

Даже самый смышлёный и целеустремленный человек не освоит за один день все профессиональные навыки, присущие грамотному и опытному секретарю. Кроме основной теории нужно знать этику делового общения с людьми и вести себя продуктивно на протяжении рабочего дня. Необходимо иметь грамотную речь и опрятный внешний вид.

Отличия обычного секретаря от референта

С каждым годом помощник руководителя получает ценный опыт от трудовой деятельности. Более эффективные и коммуникабельные работники не стоят на месте, а стараются продвигаться по карьерной лестнице. Сегодня мы разберём должность специалиста, который имеет более широкий круг обязанностей, чем обычный секретарь.

Референт это кто?

Высшая квалификация у помощника начальника. С этой должностью служащий должен одновременно вести общение по телефону и выполнять основную техническую работу секретаря с дополнительными обязанностями. Для того, чтобы получать большую заработную плату и быть уважаемым референтом с имиджем, работник должен иметь как минимум одно любое высшее образование, иностранный язык и опыт работы в определенной компании. Должностные обязанности соответственно повышаются, из-за дополнительных полномочий.

Чтобы понять, что делает секретарь референт, можно просмотреть список его расширенных обязанностей:

  • введение деловых переговоров по телефону;
  • консультирование клиентов и ответы на их вопросы;
  • принятие самостоятельных решений, когда начальника нет на месте;
  • переговоры с обычными и иностранными партнерами;
  • подготовка бумаги и различной корреспонденции.

Профессия секретарь

Секретарь — инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Особенности секретаря референта

С дополнительными полномочиями возрастает ответственность перед работой. Если вас заинтересовала данная тема, то здесь при желании вы можете узнать подробнее на курсах секретаря и делопроизводства в СПБ https://spbshb.ru/secretarial-school/secretary-referent-course. В переводе с английского «Референт» означает сообщающий, то есть необходимо быть еще хорошим докладчиком и консультантом. Проработав много лет на высококвалифицированной должности, сразу становится понятно, чем отличается секретарь от секретаря референта.

Основное отличие состоит в том, что квалификация требует к себе дополнительных знаний от сотрудника, опыта в его сфере деятельности и навыков. Например, кроме отличного владения компьютером, знания делопроизводства и владения английским языком, секретарь-референт обязан оперативно и периодически отвечать на звонки от клиентов и деловых партнеров. В один день этот профессиональный работник может помогать организовывать важные встречи, заказывать обеды в офис для управленческих лиц и вести вежливые беседы с посетителями компании.

Также сам референт в отличие от обычного служащего не должен набирать текст на компьютере, а только распечатывать и относить его на подпись директора. По рекомендациям начальника профессионал должен вести и составлять документацию. Кроме этого, он должен уметь грамотно выражать мысли и знать нормы делового этикета.

Должностная инструкция секретаря — референта — ответственность

Каждый сотрудник предприятия при поступлении на работу подписывает трудовой договор и знакомится с должностной инструкцией. Если он некачественно, недобросовестно относится к выполнению непосредственных обязанностей, то внутренние нормативные акты предусматривают ответственность за это.

Он отвечает за качество документов, которые в дальнейшем передаются на подпись руководству. Несет ответственность за небрежное отношение к сохранности и регистрации документов. Должен быть аккуратным, ответственным и пунктуальным работником.

Образец должностной инструкции секретаря — референта

Стоит отметить, что должностная инструкция очень важный документ, содержащий некие правила, которым должен следовать секретарь. В ней прописаны все функции, обязанности, права, ответственность секретариата.

Секретарь

Руководитель нужен всем и сразу: сотрудникам, клиентам, бизнес-партнерам, семье. Никакой человек не выдержал бы столь плотного общения, поэтому с древних времен руководители нанимают себе доверенных лиц, которые систематизируют для них контакты с внешним миром, – секретарей. Они первыми встречают посетителей, отвечают на звонки, управляют документооборотом, сортируют письма по степени значимости, ведут график встреч и командировок своего руководителя.

Отличие от делопроизводителя и офис-менеджера

Делопроизводитель – это узкий специалист, который отвечает только за документооборот. Он востребован в больших компаниях, которые ежедневно сотнями отправляют и получают письма, издают приказы, обрабатывают служебные записки.

Офис-менеджер отвечает за бесперебойную работу офиса: заказывает необходимые принадлежности, проверяет исправность техники, общается с курьерами, следит за рабочей атмосферой в коллективе, сообщает новым сотрудникам правила компании.

В условиях маленькой фирмы грань между этими профессиями стирается: секретарь в них и «лицо организации», и «мамка» для сотрудников, и хранитель документов. Но чем больше компания, чем больше у нее отделов и уровней начальства, тем отчетливее видна разница между секретарем, офис-менеджером и делопроизводителем.

Секретарь и секретарь-референт

Уточнение «референт» означает более высокую квалификацию секретаря. Это уже полноценный помощник. Он не просто получает, сортирует и отправляет письма, но и отвечает на некоторые из них. В случае звонка секретарь-референт не только переключает клиента на другого специалиста, но и сам может проконсультировать в пределах своей компетенции. Ему под силу перевести документы на другой язык, пригласить высокопоставленных людей на переговоры, подготовить культурную программу зарубежных гостей.

Секретари в коллегиальных органах управления

В акционерных компаниях крупные решения принимает совет директоров (он же наблюдательный совет). Совет делится на комитеты, члены которого решают отдельные вопросы (кадровая политика, финансы, продажи). В других организациях тоже есть советы: например, ученый совет в университете. Все это коллегиальные органы управления, их работу обслуживает специальный секретарь. В учебных и научных организациях он называется «ученый секретарь», в общественных и коммерческих организациях он называется «секретарь комитета».

Такой специалист собирает на утверждение проекты документов, оповещает участников о дате и месте проведения заседания, рассылает всем материалы для предварительного ознакомления и план обсуждения проектов. В ходе самого заседания он фиксирует принятые решения и издает протокол. Обязанности могут показаться легкими, но это обманчивое впечатление. На секретаре комитета лежит огромная ответственность, и ему приходится разбираться в повестке дня не хуже самих участников заседания. Чтобы стать ученым секретарем в университете, нужно быть кандидатом или доктором наук с опытом организаторской работы от двух лет.

Кому понравится эта работа

Если вы не терпите опозданий, легко переключаетесь с одного дела на другое, любите все планировать и приводить в порядок. Вы любите общаться с людьми, чувствуете настроение собеседника, терпеливо относитесь к «странностям» окружающих. Секретарю важно хорошо выглядеть.

Что нужно уметь

Изучайте деловой этикет и основы тайм-менеджмента.

Тренируйтесь говорить связно, четко, вежливо.

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Привыкайте к работе с компьютерными программами:

  • текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
  • редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
  • файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
  • корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
  • почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Категории секретарей

Введение

Для нормального функционирования и успешного развития любой организации необходим руководитель, осуществляющий организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре, берущем на себя его организационное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющим поддерживать высокий авторитет руководителя.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. И если совсем недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с «правой рукой руководителя», регулирующей различные производственные процессы. Действительно, на секретаре сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими его решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнёрами, отвечая по телефону, организуя приёмы, совещания презентации, обмениваясь деловыми бумагами.

Понятие «секретарь» сегодня достаточно сложное и имеет много градаций, хотя в Средние века в обязанности секретаря входили только работа с деловыми бумагами написание писем. Сейчас у секретаря функций прибавилось, в связи с этим появилось множество разновидностей этой старинной должности – от секретаря – помощника руководителя, офис-менеджера, секретаря-референта, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения, секретаря приёмной (или секретаря на reception) до технического секретаря. Только в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) зафиксировано более двух десятков различных названий должности секретаря.

В данной работе будет рассмотрено четыре основные категории секретаря: помощник руководителя, офис-менеджер, секретарь-референт и секретарь на reception.

Цель работы – выявить специфику каждой из основных категорий секретаря.

Для достижения цели были поставлены следующие задачи:

  • изучить характеристику каждой из основных категорий секретаря;
  • ознакомиться с основными и специфическими функциями, обязанностями и правами секретаря;
  • проанализировать положение каждой из основный категорий секретаря по значимости в обеспечении управления фирмой.

Актуальность данной темы определяется тем, что профессия секретаря была востребована в Средние века и особенно является востребованной в наши дни. Так как ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без секретаря. С появлением новой техники и новых условий труда выделяются секретари, выполняющие разные функции. Теперь человек, окончивший школу и прошедший курсы секретаря не может претендовать на должность помощника руководителя в солидной фирме, так как у него не достаточно опыта, умений и знаний. Следовательно, необходимо понимать разницу, например, между секретарём на reception и офис-менеджером.

Данная тема не осталась без внимания учёных. Каждая категория расписывается достаточно чётко, невозможно на основе имеющийся литературы не заметить разницу между ними. Есть авторы, которые свои работы полностью посвящают определённой категории секретарей. Так, например, у Т.В. Рыбченковой ряд статей об офис-менеджере, или у И. Юрасова о секретаре референте. Так же есть попытки сравнения категорий секретарей. Так выше упомянутая Т.В. Рыбченкова сравнивает офис-менеджера и секретаря-референта. В целом тема изучена хорошо. Но есть и перспектива дальнейшего её изучения, так как мир постоянно меняется, появляется новая техника, а значит у секретаря – новые инструменты труда, новые функции, следователь, появляются новые категории.

1. Роль секретаря в современном обществе.

1.1 Характеристика основных категорий секретарской профессии

Слово «секретарь» происходит от французского слова «secretaire» и первоначально

означало доверенное лицо (по-французски secret – тайна). Хороший секретарь по существу остаётся таковым и сейчас. В России должность секретаря появляется в XVIII в., сначала именно как должность личного секретаря императора, и в Толковом словаре В. Даль определяет: «статс-секретарь, доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения и в законодательных актах этого периода очерчены сферы его деятельность и служебные обязанности. В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку определённого лица или какого-нибудь учреждения». Таким образом, в определениях на первый план выдвигается работа с документами. Кроме того, в них подчёркивается, что секретарь может обслуживать как отдельное лицо (руководителя), так и учреждение.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современном секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Совсем недавно малопопулярная и низкооплачиваемая профессия секретаря стала нынче одной из самых престижных в России. На рынке труда она пользуется спросом, а высокая заработная плата привела в секретари людей с высшим образованием из самых различных областей деятельности – учителей, переводчиков, инженеров и т.д. Всё чаще встречаются среди секретарей и люди, имеющие среднее специальное образование. Выпускники школ сегодня охотно выбирают специальность секретаря. Появилось также большое количество курсов по подготовки секретарей с различными сроками обучения на базе высшего или среднего образования.

Сегодня в организациях и на предприятиях различной организационно – правовой формы существует достаточно много разновидностей секретарской профессии. Основные наименования: секретарь руководителя, секретарь референт, секретарь приёмной (или секретарь на reception), офис – менеджер или администратор офиса.

Должность секретаря приёмной (или секретаря на reception) – это первая ступенька карьеры. Существует несколько наименований секретаря на reception:

  • секретарь – ресепшионист;
  • секретарь офиса или секретарь приёмной;
  • дежурный секретарь;
  • администратор или администратор офиса;
  • секретарь – администратор.

Обязанностей немного, но они чрезвычайно ответственны: это организация приёма посетителей (включая предложение чая или кофе), ответы на телефонные звонки и их распределение, отправка и получение корреспонденции, при необходимости – ведение документации и печатание документов. Степень самостоятельности невелика. В работнике, занимающем должность секретаря приёмной, ценится прежде всего умение точно следовать инструкциям и указанием руководителя. Знание иностранного языка, как правило, необязательно. Так как секретарь ресепшионист – это первый человек, которого видят посетители организации, именно он создаёт благоприятный и достойный имидж компании, он должен производить хорошее впечатление, а следовательно, обладать приятным голосом и внешностью, навыками делового общения, от него требуется так же коммуникабельность, безусловная исполнительность, доброжелательность, вежливость, умение сдерживать свои эмоции, терпение.

Должность секретаря предполагает несколько большую самостоятельность.

Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административно) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовывать приём посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями. Это новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря – референта.

Как известно, секретарь и референт – достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации – это помощник, который организует деятельность первого руководитель, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт – это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчёты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь – референт – это доверенное лицо руководитель, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточится на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря – референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Т.И. Овчинникова в своей статье «Секретарь – референт – работа творческая» называет секретаря – референта работник нового типа. И даёт ему следующую характеристику:

  • способность эффективно оперировать информацией;
  • высокая мобильность;
  • потребность в самореализации и самовыражении.

Секретарь – референт в компании – это специалист, который проявляет интеллектуальные и креативные способности.

Офис – менеджер – сотрудник, без которого не обходится ни одна организация. Человеку непосвященному работа офис – менеджера может показаться элементарной: разговаривай по телефону, подноси шефу кофе да приветливо улыбайся посетителям. Но не всё так просто: не даром секретарь считается «лицом» компании, и от того, какое впечатление он произведет на клиента, как будет общаться, в немалой степени зависит успех будущего сотрудничества.

Офисный организационный персонал обеспечивает совместную деятельность всех составляющих офисной техники и её координацию с обеспечиваемыми управленческими функциями. В него входят:

  • руководители структурных подразделений офиса, в которых организована работа инженерно – технического персонала и работников информационного и документационного обеспечения;
  • секретари, помощники и референты руководства управленческих структур;
  • координаторы офисной деятельности.

В реальных ситуациях возможно сочетание функций различных категорий офисного персонала в деятельности конкретных работников офиса. До недавнего времени такие сотрудники, как правило, осуществляли координирующие функции дополнительно к своей основной деятельности, что не всегда оправданно.

Для эффективной организации офисной работы требуется профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.

Практика последних лет реализовала эту необходимость в виде должности офис – менеджера.

Офис – менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения). Образно говоря, офис – менеджер – это первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно – хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения).

Офис – менеджер должен не столько помогать руководителю организации в выполнении его функций, сколько взять на себя ответственность за реализацию всей оперативной работы фирмы, активно участвовать и в разработке её стратегии, и в работе по управлению персоналом, а проектировании управленческих процессов, операций и процедур. Делегирование полномочий по решению задач с уровня высшего руководителя на более низкие уровни – воплощение этой тенденции и является деятельность офис – менеджера.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащий, утверждённый постановлением Минтруда России от 21.08.98 №37, относит должность секретаря помощника руководителя к категории технических исполнителей.

Международная ассоциация секретарей даёт такое определение секретарю руководителя: » Это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Квалифицированный секретарь помощник руководителя освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвёртому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов.

Занимающая должность, расположение рабочего места и доверие, которое обычно оказывает руководитель своему ближайшему (в прямом и переносном смысле) помощнику, обуславливают то, что личный секретарь оказывается информированным о различных аспектах личной жизни руководителя.

Одна из основных задач секретаря – никогда не забывать об оказанном ему доверии, надёжно хранить полученную информацию и ни при каких обстоятельствах не использовать её во вред организации и руководителю.

Личный секретарь руководителя не должен поддерживать чьи-либо интересы, за исключением интересов руководителя. Он – связующее звено между руководителем и внешним миром, между руководителем и коллективом. Секретарь руководителя учувствует в каждом этапе управления, начиная с подготовки управленческого решения и заканчивая результатами его исполнения. От ответственности, организованности, оперативности и компетентности секретаря зависит административно – управленческий процесс в организации.

Что входит в обязанности секретаря-референта?

Специальность секретаря-референта появилась не очень давно. В настоящее время, чтобы получить эту должность, многие руководители фирм требуют наличие диплома о высшем образовании. Функциональные обязанности референта шире, чем простого секретаря.

Истоки профессии

Первоначально секретарями были только мужчины. Специальность появилась в Древнем Риме. Название происходит от латинского слова secretus, что в переводе означает доверенное лицо. Эти должностные лица имели большую власть, подменяли собой господ в решении важных событий.

Referens (лат.) переводится как «сообщающий». Современный секретарь-референт, это офисный работник, который сообщает обо всём руководителю, помогает ему в организации встреч, оформлении и подписании договоров, работает с документами. Он обеспечивает бесперебойную и комфортную деятельность директору фирмы.

В стародавние времена русские цари держали при себе писарей. Они писали их указы под диктовку, работали с официальными бумагами. Писарь был неотъемлемой частью работы при дворе. Впоследствии профессия немного видоизменилась и модернизировалась.

К концу XIX столетия, когда была сконструирована печатная машинка, секретарями стали назначать и женщин. Немного позднее возникла новая усовершенствованная должность: секретарь-референт. В связи с развитием информационных технологий, возникла новая модификация в профессии: виртуальный секретарь.

Кто может претендовать на должность

Рабочий день специалиста обычно имеет такую же продолжительность, как и у директора. На должность могут претендовать лица, которые:

  1. Окончили высшее учебное заведение.
  2. Имеют стаж работы от 1 года (требования некоторых руководителей).
  3. Уметь пользоваться принтером, сканером, копиром, факсом (офисной техникой).
  4. Знают делопроизводство.
  5. Свободно говорят и пишут на английском (других языках).
  6. Владеют программами Microsoft Office, Excel, Word.

Обязанности

Секретарь-референт обычно в курсе всех событий, движений, происходящих в организации, где он работает. Это правая рука начальника, на которую тот опирается в моменты отсутствия. Вся деловая документация оформляется им. К должностным обязанностям относятся:

  • вся работа с документацией (подготовка, контроль, согласование с руководством, доведение до нужных лиц);
  • контроль над выполнением приказов, поручений, решений администрации;
  • приём посетителей;
  • подготовка залов, документов к собраниям, заседаниям, совещаниям, планёркам руководства, партнёров, сотрудников;
  • формирование дела, согласно номенклатуре, своевременная сдача в архив;
  • ответы на звонки, сообщения;
  • подготовка к поездкам (заказ билетов, бронирование гостиницы);
  • заказ канцелярских товаров;
  • обеспечение руководителя напитками, продуктами, перекусами (по желанию некоторых начальников)
  • создание оптимальных условий для работы руководителя;
  • работа с базой данных;
  • уход за оргтехникой;
  • обеспечение административной, управленческой деятельности.

Необходимые качества

Секретарь-референт должен обладать таким рядом качеств, как:

Преимущества специальности

  • позволяет завязать деловые связи;
  • даёт опыт деловых контактов;
  • относится к востребованным;
  • наблюдение за работой руководителя даёт опыт руководящего стиля поведения, вырабатывает умение справляться с производственными проблемами.

Недостатки профессии

К ним можно отнести:

  1. Работа в выходные дни.
  2. Командировки.
  3. Стрессовые ситуации.
  4. Деятельность при спешке, в форс-мажорных обстоятельствах.

Сколько получает

  1. Москва (30000 до 70000 рублей).
  2. Регионы (20000 до 40000 рублей).

Получить профессию

Желающие работать в данной сфере должны знать, что они всегда будут на виду, взаимодействовать с руководящими кадрами.

Находиться в этой сфере способен человек, умеющий жертвовать своим временем.

Он должен быть готов к тому, что ему придётся выполнять часть работы своего начальника. Для получения диплома необходимо окончить ВУЗ по специальности государственное и муниципальное управление.

Если у претендента уже есть высшее образование по другой специальности, он может окончить курсы секретарей-референтов, получить сертификат. Также существуют программы переквалификации, где обучаются этой специальности. Но стоит получить документ об образовании, поскольку сейчас много специалистов теряют заработок из-за несоответствия диплома.

Профессия секретарь

Первые упоминания о секретарях, как о представителях отдельной профессии, относят ко временам Древнего Рима. Историки четко воспроизводят описание таких работников, востребованных у патрициев, высокородных плебеев и просто богатых граждан страны. Это были мужчины (вольноотпущенники, рабы или свободные) с хорошим образованием, которые вели дела своих хозяев, давали им советы, хранили их тайны. Уже тогда такие работники занимались делопроизводством, нередко отвечали за корреспонденцию и даже финансы нанимателя.

Специфика профессии

В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.

  • повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
  • отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
  • необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
  • умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
  • наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.

Важные личные качества

Представителю профессии на рабочем месте приходится много общаться, поэтому он должен быть коммуникабельным, обладать культурой речи. Желательно, чтобы у него не было речевых дефектов или особенностей произношения. Сотрудник в приемной должен выглядеть аккуратно и презентабельно. Также в перечне качеств, которые работодатели хотели бы видеть у такого работника: честность, пунктуальность, ответственность, обучаемость, отсутствие вредных привычек.

Профессиональные знания

Современный секретарь обязательно должен отлично владеть компьютером и оргтехникой, знать основные виды ПО, которые пригодятся ему в работе. Если сотрудник будет выполнять обязанности делопроизводителя, он должен знать, как правильно оформлять и регистрировать документы, вести внутреннюю отчетность. В перечень знаний и умений входят: прием звонков по телефону и их переадресация, навыки быстрого поиска информации, получения и отправки корреспонденции. Все чаще в перечень базовых требований включают наличие высшего образования по любому профилю, владение хотя бы одним иностранным языком.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: