Профессия «Секретарь» материал (10 класс) на тему

История профессии

Секретари появились еще в Древнем Риме. В те времена они служили римской знати, а в их обязанности входило давать хозяевам мудрые советы. Все, что такие работники знали, они обязаны были держать в строгой тайне.

Позднее традицию иметь секретаря у древних римлян переняли европейцы и создали секретарскую должность.

В Российской Империи должность секретаря появилась при Петре I. Но на этом посту не могли работать простые крестьяне, потому что требования к таким служащим были высоки. Служить секретарем мог только человек с хорошим образованием, знающий законы и специфику профессии.

В 40-х годах ХХ века секретари появились и на предприятиях. Своими помощниками руководители организаций брали только профессионалов, поэтому в эти годы появились курсы профподготовки секретарей.

Карьерный рост секретаря или виды секретарей

Mareo

И вот статья в интернете про развитие и градацию «секретарей».

Продолжение статьи «От секреторя до административного директора»

Куда дальше Следующим этапом развития карьеры для секретарей приемной могут стать позиции ассистентов отделов, координаторов проектов или личных ассистентов. На этой ступени важно определиться и решить для себя, что вам интересно в дальнейшем: рост по административной линии или постепенный уход в специализацию. Намного больше возможностей вырасти в «самостоятельного» специалиста открывается перед ассистентами отделов, нежели персональными ассистентами. Вместе с ростом внутри компании расширяется и круг выполняемых обязанностей: общение с руководством, организация переговоров и совещаний, ведение деловой переписки, увеличивается объем работы с документами. Возрастают и требования к специалистам этой категории. Это, прежде всего, опыт работы на административных позициях от двух лет, высшее образование в сочетании с отличным знанием иностранного языка, компьютерных программ и делового этикета. Например, в консалтинговых , помимо интервью, кандидатам предлагают пройти тестирование, состоящее из проверки знаний машинописи, иностранного языка и компьютерных программ Word, Excel, PowerPoint. Уровень предлагаемой зарплаты варьируется в зависимости от компании, в иностранных оплата несколько выше, чем в российских ($800-1500 плюс социальный пакет). Если вы выбрали для себя желание развиваться в административной сфере, то секретарь, посвятивший более 3 лет одной компании, может смело претендовать на должность офис-менеджера. Это уже управленческая позиция среднего уровня. В обязанности входят организация работы офиса, контроль деятельности секретарей, курьеров и водителей. Также офис-менеджер занимается вопросами, связанными с переездом, проведением различных корпоративных мероприятий и организацией командировок для сотрудников. Заработная плата варьируется в пределах от $1200 до $2000. Средний возраст таких специалистов – 30-40 лет. На этом рост в административной сфере не заканчивается. Офис-менеджер крупной компании имеет возможность стать административным директором, а это уже высшее управленческое звено. Не нужно пропускать и такую административную единицу, как делопроизводитель. Несмотря на общую компьютеризацию рабочего процесса, данные специалисты востребованы и по сей день. В круг их обязанностей входит обработка различных документов, ведение баз данных, архивирование. Делопроизводитель может рассчитывать на заработную плату $600-800. Предпочтение при подборе персонала на данные вакансии отдается опытным кандидатам, желающим скорее получить стабильную работу, нежели достичь каких-либо карьерных высот. Сегодня работа в административной сфере считается сугубо женской, хотя много лет назад мужчин на этих позициях было значительно больше, чем представительниц прекрасного пола. Тем не менее, существует ряд компаний, в которых предпочтение и сейчас отдается сильной половине человечества. С годами изменился также средний возраст административных работников. Например, сейчас среди секретарей все больше молодых людей: молодые специалисты рассматривают эту позицию как отличную стартовую площадку. Сегодня на рынке труда наблюдается востребованность данных специалистов. По прогнозам экспертов эта тенденция сохранится и в будущем

Общая характеристика профессии

Секретарь — это офисный работник, который отвечает на телефон, просматривает и регистрирует электронные и бумажные письма, составляет документы, организует встречи и выполняет поручения руководства.

Собственные решения такой работник может принимать в рамках своей компетенции.

Название этой профессии является общим для целого спектра деятельности. Так называется:

1. Секретарь на ресепшн. Он отвечает на телефонные звонки и переадресовывает их нужному абоненту, встречает гостей и исполняет небольшие поручения руководства.
2. Секретарь-референт. Это более ответственная должность. Такой секретарь ведает всем, что происходит в офисе. Он не только отвечает на звонки и принимает почту, но и готовит различную документацию.
3. Помощник руководителя. Работники этого уровня занимаются решением проблем организации, дают указания другим служащим.

Секретарь – доверенное лицо руководителя

Офис без шефа работать может, а вот без секретаря – нет. Подтверждение этим словам американской кинозвезды Джейн Фонда мы видим каждый день, секретари востребованы во всех сферах услуг, в бизнесе, промышленности, медицине и образовании. Сегодня секретарь – это не просто профессия, а целая группа специальностей, в которую входят и администраторы, и консультанты, и операторы, и делопроизводители, инспектора, переводчики и референты. Секретаря можно назвать лицом компании, ведь это первый человек, с которым разговаривают клиенты и партнеры по бизнесу. Впечатление от всего предприятия зависит от профессионализма секретаря и даже от его внешнего вида и голоса. На первый взгляд, в обязанности секретаря не входит ничего сложного, однако ответственный, профессиональный, дисциплинированный сотрудник презентабельной внешности на этой должности всегда очень ценится.

Что требуют работодатели от кандидатов на должность секретаря?

1. Специальное образование, которое можно получить во множестве колледжей, техникумах, на курсах. Также в отделах кадров позитивно смотрят на кандидатов с университетскими дипломами или с неоконченным высшим образованием, желательно по профилю организации. 2. Владение необходимыми офисными программами. 3. Умение пользоваться офисной оргтехникой. 4. Секретарь должен быть идеально вежлив в общении, должен уметь корректно вести переговоры по телефону. 5. Приятный внешний вид и непротивный голос.

Часто эту профессию называют женской, хотя большинство работодателей говорят, что им безразлично, какого пола данный сотрудник. В штате крупных компаний, как правило, два секретаря: делопроизводитель (женщина) и помощник руководителя (мужчина).

Какие карьерные перспективы могут быть у секретаря?

1. Стартовая позиция – обычный секретарь, занимающийся делопроизводством, сортирующий письма, отвечающий на звонки и тому подобное. 2. Секретарь-референт, непосредственно взаимодействующий с руководством, составляющий рабочий график начальника, контролирующий работу сотрудников, организующий командировки, совещания, переговоры, презентации. 3. Офис-менеджер или руководитель секретариата. В их задачи входит обеспечение бесперебойной деятельности офиса, решение административных вопросов.

Чтобы стать референтом, недостаточно просто знать делопроизводство, зачастую необходимо знание иностранных языков, навык скоростной печати. При имеющемся высшем образовании толковый референт с большой степенью вероятности переходит на должность исполнительного директора. Должность секретаря достаточно сложна психологически. В первую очередь она подходит общительным людям, обладающим такими качествами, как умение хранить корпоративные и личные секреты, дипломатичность и исполнительность.

Если в вашем характере доминирует независимость и свободолюбие, должность секретаря – не для вас. Слишком большие страдания доставит вам такая работа. Любой начальник – живой человек, ему присущи все человеческие стороны, он может быть вспыльчивым и ворчливым, высокомерным, раздражительным и так далее. Поэтому секретарь должен уметь понимать руководителя и прощать ему его слабости. Не копить обиды, концентрироваться только на работе в интересах компании. Секретарь должен быть стрессоустойчивым, уметь не раздражаться на клиентов, рвущихся в кабинет начальника или ведущих некорректные разговоры.

Главная цель хорошего секретаря – помочь руководству сделать его трудовую деятельность наиболее результативной.

Настоящий профессионал не мнит свою память безупречной и записывает все важные рабочие моменты. Старается не загружать шефа лишними проблемами, с которыми может справиться самостоятельно (при условии, что такие вопросы в его компетенции и полномочиях). Приятный внешний вид, который требуется от секретаря, – это, прежде всего, опрятность и соблюдение дресс-кода. У опытной секретарши в шкафчике висит запасная блузка, а в ящике рабочего стола обязательно есть запасные колготки и пилочка для ногтей. Ведь девушка все время на виду, и сломавшийся ноготь или дырка на чулке способны испортить весь рабочий день.

И главное, секретарь – это человек, которому можно доверять, не случайно слово secretarius в переводе с латыни означает «доверенное лицо».

• Share
• Tweet

Likes(1)Dislikes(0)

Должностные обязанности секретаря

В рабочие обязанности секретарей входит:

• встреча посетителей;
• составление документации, регистрация корреспонденции;
• выполнение текущих поручений руководителя;
• ответы на звонки в приемную начальника;
• организация мероприятий внутри организации;
• бронирование авиабилетов и гостиниц для руководства и командированных сотрудников;
• покупка канцелярских и других офисных принадлежностей.

Требования к секретарям

Запросы работодателей к представителям этой профессии постоянно к профессии все время растут, но есть и базовые требования, которые актуальны всегда:

• среднеспециальное или высшее профессиональное образование;
• уверенное владение компьютером и программами Microsoft Office;
• умение составлять документы;
• понимание основ деятельности предприятия;
• знание английского языка;
• грамотная устная и письменная речь.

Плюсы и минусы профессии

Как и в любом деле, в секретарской работе есть свои положительные и отрицательные стороны.

В числе плюсов можно выделить:

• возможность устроиться на работу без определенного уровня образования;
• не очень сложная работа, научиться всему можно уже после трудоустройства;
• возможность проявить себя и подняться по карьерной лестнице;
• бывают командировки по стране и за рубеж за счет компании, в которые секретари ездят с начальством и коллегами;
• нет большой конкуренции на рынке труда;
• секретари со стажем высоко ценятся, поэтому через несколько лет работы можно устроиться в крупную компанию.

Минусы:

• приходится переносить много стрессов;
• нелегко найти работу в небольших населенных пунктах;
• невысокий заработок.

В некоторых компаниях Германии накоплен положительный опыт планирования карьеры специалистов и руководителей, которое основывается на полной информированности работников относительно перспектив перемещения. Эта система подразумевает солидную предварительную работу по разработке ранговых квалификационных характеристик рабочих мест, их квалификационных оценок и изучению мнения работников об имеющихся и желаемых полномочиях. В результате такой работы все рабочие места ранжируются по параметрам Женевской схемы оценки условий труда и разрабатывается матрица, где рабочие места с одинаковыми параметрами и оплатой труда попадают в одну колонку. Сразу видны возможности горизонтального перемещения (в пределах одной колонки) и вертикального перемещения (с переходом в другую колонку). Очевидно, что подробные научно обоснованные описания, квалификационные характеристики по каждому рабочему месту доступны для рассмотрения любому желающему продвинуться. Фрагмент матрицы продвижения приведен в табл. 7.338. В этом подходе интересен также широкий набор уровней квалификации в рамках одной специальности, открывающий человеку более глубокие перспективы профессионального роста и продвижения у секретаря 5 ступеней карьеры, у исполнителя — 6. Каждое рабочее место отличается от другого некоторыми функциями, правами, ответственностью и размером вознаграждения. Как правило, одна вакансия, открывающаяся на предприятии, позволяет осуществить целый ряд перемещений, создавая тем самым стимул к повышению эффективности каждого члена коллектива, повышая уровень доверия к соб-  [c.251]
В. И. В—ков в свое время был избран секретарем парткома крупного металлургического комбината, позже руководил трудовыми коллективами в Таганроге, Новочеркасске, Ростове-на-Дону и вырос до заместителя министра тракторного и сельскохозяйственного машиностроения. Он свою карьеру и доверие людей променял, выражаясь несколько вульгарно, на барахло. Когда его арестовали, ему был предъявлен длинный перечень обвинений в преступлениях, предусмотренных 15 статьями уголовных кодексов трех республик,— это многочисленные взятки, полученные за незаконное распределение легковых автомобилей и квартир, повышение недостойных людей по службе, спекуляции, хищения и валютные сделки, вмешательство в деятельность правоохранительных органов.  [c.137]

Секретарь, избрав свою профессию, должен знать о возможностях продвижения по службе. А для этого не достаточно знакомства только со своей должностной инструкцией. Знание ступеней возможной карьеры и требований к деловым и личностным качествам секретаря, которые необходимы для соответствующей должностной ступени, является стимулом и движущей силой для повышения своей квалификации.  [c.11]

Ступени карьеры и повышения квалификации секретаря.  [c.12]

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.  [c.26]

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь «должен знать все «. Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.  [c.126]

Если секретарь проявляет инициативу и сумеет помочь руководителю в осуществлении его планов, то это одновременно услуга секретарю в его карьере. Но если секретарь умудряется повесть на руководителя еще и свои проблемы, то вызывает тем самым только «негативную реакцию с его стороны — — . . . .ч > -«.. .  [c.172]

Замечено, что преуспевающие люди всегда находят язык с окружающими и никогда не паникуют заранее, если сталкиваются с новой проблемой. Они не скажут, что с этим не знакомы или им это не по силам. Вместо этого прозвучит «Вот с этим делом придется разобраться» или «Здесь необходимо как следует подумать». А это весьма существенная разница в подходе. Если секретарь задумывается о карьере и успехе, необходимо развивать этот оптимистический подход. В то же время, не следует забывать, что секретарь должен всегда находиться как  [c.172]

Большие сложности могут возникнуть в работе секретаря, когда руководитель начинает оказывать ему знаки внимания. Человеческие отношения трудно прогнозировать, никто не сможет предсказать заранее, во что это выльется. Но если вы дорожите рабочим местом и серьезно. относитесь к карьере — не ставьте ее под удар. Оптимальный вариант -когда руководитель видит в вас делового партнера, человека, на которого можно положиться, а не просто привлекательную женщину. Секретари с большим стажем, и у нас и за рубежом, отмечают, что секретом их успешной работы с различными руководителями являлось неукоснительное соблюдение определенной дистанции, или создание так называемой «маленькой стены», которая обеспечивает независимость вашего собственного мира, а в итоге — уважение шефа и не мешает плодотворному сотрудничеству.  [c.174]

Основной замысел предлагаемого учебника направлен на формирование целостной системы организации личного труда менеджера. Это очень важно, ибо любому менеджеру необходимо знать, как управлять своей личной деловой карьерой, собственным временем, как планировать свои дела и принимать конкретные решения, когда, как и кому делегировать полномочия, как организовать свое рабочее место и рационализировать собственный труд, как выступать публично, готовить и проводить индивидуальную беседу с подчиненными, деловые переговоры, деловые совещания, взаимодействовать с секретарем, как, наконец, поддерживать и  [c.9]

Некоторые не придают секретарю никакого значения — ведь, в конечном счете, все зависит от начальника. Но они забывают, что секретарша — уши шефа, ее мнение может оказать на вашу карьеру решающее воздействие. Поэтому всегда старайтесь установить с секретарями хорошие отношения и делайте их вашими советчиками в важных делах.  [c.113]

Когда в Швеции (одной из наиболее передовых стран по подготовке секретарей) секретари и работодатели поставили вопрос о необходимости создания формализованного подхода к профессии секретаря, Скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS) был разработан специальный документ «Ступени карьеры и повышения квалификации секретаря».  [c.12]

Иногда тренер влияет и на корректировку карьеры. Так, в нашей практике был курьезный случай, когда тренера попросили провести занятия с секретарем, который «плохо работал». Выяснилось, что девушка — специалист по романо-германским языкам, и, работая секретарем, она ощущала себя не на своем месте. Оценив, что уровень работы не соответствует потенциалу девушки и ее представлениям о карьере, тренер представил руководителю свое видение карьерного роста секретаря. Когда по его рекомендации руководитель нашел для девушки другую область работы, где она смогла лучше применить свои знания и стала отличным специалистом.  [c.119]

Профессиональный праздник секретаря

Представители этой профессии по всему миру отмечают свой праздник 23 апреля.

В России день секретаря также празднуют в третью пятницу сентября.

Вы также можете:

1. Изучить список Должностных инструкций
2. Изучить список Типовых должностей
3. Изучить Образцы заполненных резюме или