Почему важно, чтобы ваши супервайзеры прописали собственный бизнес-план

В современном бизнесе существует масса должностей, названия которых мало знакомо обывателю. К примеру, человек, далекий от торговых сетей и рекламной деятельности, вряд ли понимает, кто это супервайзер и какие обязанности выполняет. Хотя эта профессия, только под другим названием, была известна еще в советские времена.

Кто такой супервайзер?

Словари и справочники давая определение тому, кто это такой супервайзер, единодушно относят профессионала к управленческому звену низшего или среднего уровня. Не даром с английского языка термин supervisor переводится как надсмотрщик, контролер. То есть это руководитель, в обязанности которого входит организация работы определенного круга сотрудников. Их количество может быть от 5-ти до 30-ти. Чаще это начальник промоутеров, мерчендайзеров и других специалистов сферы торговли.

Навыки

Какую бы задачу не решала подчиненная группа: продажи, опросы, сервис, что угодно, супервайзер обязан это уметь делать, во-первых, лучше любого из подчиненных, во-вторых, лучше, чем требуется по любому из целевых показателей. Разница должна быть существенной и видимой (за исключением ситуаций, когда вся группа работает почти идеально, а лучше просто некуда. Например, средняя оценка по качеству и так 98%). Иначе не видать ему авторитета, слушаться не будут. Даже автору этой заметки операторы когда-то ехидно предложили: “Вот вы нас учите, а мы не согласны, сели бы в линию и показали, как это работает”. Пришлось показать, больше не сопротивлялись. В целом, супервайзер должен пройти все доступные корпоративные тренинги по своей тематике, по итогам сдать экзамены и показать в них наивысшие результаты. Без этого допускать его к работе нельзя.

Продажи. Обязательный навык безотносительно сферы деятельности. Потому что задача супервайзера, в том числе, продавать подчиненным решения вышестоящего руководства. А иногда ему приходится и лично проводить собеседования, там задача – продать вакансию. Кроме того, хороший продавец чувствует себя уверенно, легче выходит из сложных управленческих ситуаций (а у новичка они гарантированно будут). Поэтому – отправка на курсы к хорошему внешнему тренеру по большому счету обязательно (корпоративный тренинг должен быть пройден по умолчанию). Единственный момент, тренер должен после первого занятия дать отзыв о пригодности стажера к обучению.

Excel. Минимум на уровне умения пользоваться функцией ВПР и сводными таблицами. Неочевидно, что владение этим продуктом входит в список обязательных навыков, но это так. Достаточно увидеть, как оператор в сложной ситуации с клиентом обращается за помощью к супервайзеру, а тот занят – два часа делает отчет, который делается в два клика. Или вечером по два часа задерживается после окончания смены. Такое сплошь и рядом бывает. Суть в том, что тем более умело и быстро супервайзер работает в MS Excel (никто никогда не видел, как они по часу клеют сводный отчет по качеству из листов за каждый день?), тем больше времени у него остается для занятий с ребятами. И дело тут даже не в росте качества, а в том, что контакт с прямым руководителем – это важнейший мотивирующий фактор. Люди довольны, отток снижается.

Публичные выступления — вообще, но навык объяснять сложное просто и понятно или одно и то же несколько раз разными словами – обязателен. Попросите научить вас ключевым моментам проекта за 10 минут, сразу все станет понятно. Желательно с флипчартом и фломастером. Если получается плохо, то либо в отдел обучения, либо на ораторские курсы. По наблюдениям, примерно 50% случаев низкого качества связаны с тем, что операторы получают непонятные объяснения от супервайзера или тренера.

Навык предоставления обратной связи. Как-то традиционно считается, что руководители любого уровня умеют это по умолчанию, но на самом деле это не так, это почти искусство. В процессе даже очень хорошие и человеколюбивые суперы скатываются кто во что горазд: кто в формализм, а кто реально действует так, как будто задался целью достать подчиненного. Сели, разобрали ошибку, оператор понял, показал, как теперь будет в такой ситуации будет действовать. Все, можно обратно в линию. А его руководитель как будто целью задается поглумиться, начиная выяснять, что в прошлые разы привело к ошибке. Если вы руководитель высокого ранга, не поленитесь, посмотрите, как предоставление обратной связи по факту происходит, обычно масса нового и интересного открывается, вплоть до причин оттока персонала. Аналогично – с навыком ставить задачу. Нужно направить новичка на внутреннее обучение к кому-то из руководителей, у которого отдел систематически выполняет планы. Как правило, там босс задачи ставит верно.

Работа с конфликтами и, желательно, управление гневом. Конфликты будут, это неизбежно как закат солнца.

Что делает супервайзер?

К перечню основных должностных обязанностей супервайзера можно отнести:

1. Подбор сотрудников для своей команды и проведение их обучения. Однако у такого руководителя нет права приема на работу или увольнения кадров. Окончательное решение остается за вышестоящим менеджером.
2. Супервайзер, обязанности в торговле которого заключаются в доведении планов компании до подчиненных, ставит для своей команды конкретные задачи, их необходимо решить для достижения, к примеру, оптимальных показателей продаж. Он контролирует выполнение планов.
3. Распределение обязанностей в команде, назначение рабочих мест и снабжение подчиненных всем необходимым: формой, техникой для работы и прочим.
4. Ведение отчетности и документации о работе вверенной группы людей.
5. Поддержание морального духа каждого сотрудника и общего благоприятного климата в коллективе. Сюда же можно отнести и работу с «трудными» подчиненными.

Должностная инструкция супервайзера

Супервайзер (supervisor) переводится с английского как надсмотрщик, надзирающий. В России спрос на этих специалистов возник относительно недавно. Как всегда, «мода» на новые должности пришла из иностранных представительств и совместных предприятий.

Все предприятия нуждаются в своевременном и эффективном надзоре за работниками с целью …надлежащего и эффективного выполнения персоналом поставленных перед ним задач. Координация работы такого рода — задача супервайзеров. Они могут работать в любой отрасли предпринимательской деятельности, бизнеса и, в зависимости от специфики предприятия, могут выступать в качестве руководителя среднего и низшего звена, офис-менеджера, инструктора, инспектора, ревизора и т.д. Однако природа работы остается неизменной. Супервайзеры осуществляют надзорные функции, выполняют административные задания с целью гарантированности эффективной работы персонала. За каждым супервайзером закрепляется группа работников, численность которой редко превышает 15—20 человек. Как правило, данная профессия является ступенью к занятию должности руководителей среднего и высшего звена.

Следует отметить, что объем функций супервайзера очень схож с функциями бригадира, профгруппорга и других руководителей низового уровня управления трудовыми коллективами в советской системе организации труда. Пожалуй, одним из различий является то, что бригадир, как правило, не освобождался от выполнения работ по его профессии (должности). Хотя на ряде предприятий супервайзеру, помимо планирования работы подчиненных работников и наблюдения за ней, поручается и выполнение профессиональных или должностных обязанностей производственного характера. Супервайзер может руководить подчиненными работниками, а может контролировать работу всех работников предприятия.

ИНСТРУКЦИЯ СУПЕРВАЙЗЕРА

I. Общие положения

3. Супервайзер должен знать:

3.1. Трудовое законодательство.

3.2. Основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса.

3.3. Структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития.

3.4. Основные технологические процессы деятельности предприятия.

3.5. Кадровую политику и стратегию предприятия.

3.6. Основы общей и специальной психологии, социологии и психологии труда.

3.7. Методы оценки сильных и слабых сторон подчиненных работников.

3.8. Нормы качества и времени для каждого вида работы.

3.9. Этику делового общения.

3.10. Методы решения организационно-управленческих и кадровых задач.

3.11. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.

3.12. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.13. Правила и нормы охраны труда.

4. Назначение на должность супервайзера и освобождение от должности производятся руководителем предприятия по представлению ___________________________________.

5. Супервайзер подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия супервайзера (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Супервайзер:

1. Доводит до сведения подчиненных работников поставленные перед ними задачи; проверяет готовность работников к решению поставленных задач; распределяет участки работ между работниками.

2. Корректирует работу персонала, назначает работников на выполнение определенных работ при возникновении незапланированных или нестандартных ситуаций, при сбоях в общем порядке работы.

3. Организует (при необходимости) взаимозаменяемость работников.

4. Определяет приоритеты и очередность выполнения рабочих задач.

5. Организует наблюдение и контроль за соблюдением графика работ, расстановкой персонала в соответствии со штатным расписанием, выполнением конкретных объемов работ, установленными стандартами качества работ.

6. Проверяет обеспеченность работников материально-техническими, информационными ресурсами, необходимыми для выполнения возложенных на работников обязанностей, принимает меры по предотвращению простоев, аварий, временных остановок работы.

7. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций во вверенном ему коллективе.

8. Оценивает качество работы каждого работника, рациональное использование рабочего времени, а также определяет возможность возложения на работника дополнительных обязанностей.

9. Оценивает лояльность и уравновешенность работников, определяет степень доверия к работникам.

10. Присутствует при общении работников с клиентами и посетителями (анализирует беседу, отношение к клиентам и посетителям); ведет наблюдение за профессиональным поведением работников; указывает на ошибки работников и предупреждает о необходимости их устранении.

11. Дает работникам необходимые указания по выполнению ими работ, имеющие для них обязательный характер.

12. Дает работникам «случайные» контрольные задания для тренировки готовности к выполнению различных задач.

13. Принимает меры по приостановлению выполнения работ, замещению работников при наступлении случаев, могущих повлечь неблагоприятные последствия для предприятия, не допускает к работе работников, находящимся в состоянии, ведущем к таким же последствиям (нетрезвое состояние, болезнь, др.), немедленно сообщает об этих случаях вышестоящему должностному лицу.

14. Определяет возможность и способы применения принятой на предприятии системы поощрений и взысканий.

15. Беседует с работниками, выясняет причины неудовлетворительной работы и совместно с работниками определяет варианты решения корпоративных и личных вопросов.

16. Организует учебные курсы и персональное наставничество (шефство) для отстающих работников при неспособности последних самостоятельно справиться с поставленными перед ними задачами, а при неудовлетворительных итогах обучения направляет руководству предприятия представления на увольнение работников за несоответствие занимаемой должности (выполняемой работе).

17. Определяет критерии требований к кандидатам на работу и принимает участие в отборе претендентов.

18. Представляет принятых на работу коллективу, обеспечивает их сведениями, необходимыми для ориентации в коллективе, знакомит с условиями работы и основными принципами кадровой политики предприятия.

19. Обеспечивает взаимосвязь подчиненного ему коллектива с другими подразделениями предприятия (бухгалтерией, отделом кадров, пр.).

20. Составляет отчеты о готовности каждого конкретного работника к выполнению тех или иных задач, о достигнутых работниками результатах.

21. Готовит отчеты о качестве работ, выполняемых подчиненными работниками, о выполнении объемов заданий, о причинах, приведших к срыву выполнения планов и виновных в этом лиц, и представляет их вышестоящему руководителю.

22. Выполняет (если этого требует ситуация) работу отдельных работников.

III. Права

Супервайзер имеет право:

1. На доступ к личным делам подчиненных работников.

2. Принимать участие в разработке и согласовании производственных планов предприятия, планов по перестройке структуры деятельности подразделений предприятия.

3. Проводить собрания со штатными сотрудниками с целью обсуждения их профпригодности в связи с изменениями производственной политики предприятия.

4. Требовать от руководства соответствующих подразделений предприятия своевременного обеспечения всем необходимым для нормальной работы подчиненных работников.

5. Требовать от бухгалтерии или иных финансово-бухгалтерских подразделений информацию по условиям оплаты труда, начисленной заработной плате и иным финансовым вопросам.

6. Представлять руководству предприятия предложения о наложении дисциплинарных взысканий на отдельных работников за неисполнение возложенных на них обязанностей, нарушение трудовой и корпоративной дисциплины; предложения о поощрении отличившихся работников.

7. При наличии на предприятии профсоюза выступать посредником между подчиненными работниками, руководством предприятия и профсоюзом с целью обсуждения рабочих заданий и решения конфликтов.

8. Проходить дополнительное обучение в связи с поставленными задачами.

9. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

10. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Супервайзер несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Плюсы и минусы профессии супервайзер

Разобравшись с тем, кто это супервайзер, стоит отметить все достоинства и недостатки профессии. Среди того, чем привлекает работа супервайзера, можно отметить:

1. Хорошие перспективы карьерного роста. После успешного руководства небольшой группой людей можно претендовать на более ответственные вышестоящие должности.
2. Достойная оплата труда, которая может варьироваться в зависимости от квалификации специалиста и компании, количества подчиненных и фирмы, в которой он работает.
3. Получение опыта решения многих задач, как связанных с упреждением персоналом, так и продажами.

Из недостатков специальности можно выделить:

1. Возможный временный характер работы. Некоторым фирмам такие управленцы требуются для проведения разовых акций и мероприятий.
2. Большая ответственность за работу и достижения команды.
3. Многозадачность и постоянные стрессовые ситуации, ведь необходимы частые контакты с людьми и решение большого количества мелких задач.
4. Ненормированный рабочий день может быть у тех управленцев, которые организуют акции и специальные мероприятия, проводя на рабочем месте по 10-14 ч. в сутки.

Структура профстандарта для супервайзера

Из действующих профстандартов для супервайзера (руководитель группы работников) лучше всего подходит 07.003. Он посвящён деятельности специалиста по управлению персоналом.

В его вводном разделе даны цели профессии, а также её классификация по группе и виду экономической деятельности.

Второй раздел отведён под функциональную карту профессии. В нём перечислены 8 функций профессии и 25 их элементов. Так, для функции по операционному управлению персоналом и подразделением указаны три элемента:

• разработка системы операционного управления;
• реализация этой системы;
• администрирование управленческих процессов и документооборота.

В третьем разделе документа функции и их части рассмотрены более подробно. Для каждой функции даны:

• наименования специалистов, подготовка которых достаточна для её выполнения;
• требуемые от них уровень опыта и образования;
• предъявляемые к ним особые требования;
• вспомогательные сведения по работе;
• коды специалистов и их наименования по квалификационным справочникам.

Так, для деятельности по операционному управлению персоналом и подразделением даны:

• Два наименования специалистов – руководитель/начальник подразделения.
• Образование – высшее и дополнительное профессиональное.
• Опыт – от пяти лет.
• Особые требования и вспомогательные сведения отсутствуют.
• Коды и наименования специалистов указаны по ОКЗ, ЕКС, ОКПДТР.

По элементам функций даётся информация другого плана:

• выполняемые специалистом операции;
• нужные ему знания и умения;
• вспомогательные сведения.

Например, для деятельности по организации труда персонала указаны:

• 6 операций – анализ успешных практик по организации труда, подготовка соответствующих бюджетных предложений и пр.
• 8 практических умений – соблюдение этических норм, разработка и оформление профильной документации и т.д.
• Знания в 24 областях – экономика труда, принципы заключения договоров и т.д.

Обширная характеристика функций и их составляющих объясняется потребностями работодателей, которым требуется ориентир при составлении должностных инструкций и других документов, регулирующих обязанности персонала и его подготовку.

В заключительном разделе содержится перечень организаций-разработчиков этого должностного стандарта.

Внимание! Применение материалов из этого документа для позиции супервайзера требует от организации-работодателя официального внедрения системы профстандартов.

Виды супервайзеров

Анализируя то, кто это такой супервайзер и какие обязанности он выполняет, теоретики в сфере маркетинга, подбора и управления персоналом условно разделяют таких специалистов по сфере деятельности на:

1. Руководителя промоутеров
   . То есть такой человек набирает людей для проведения акций и специальных мероприятий: дегустации товаров, раздачи рекламных материалов и других. Такой супервайзер обязан обучать промоутеров, распределять их по рабочим точкам, снабжать необходимым реквизитом и продукцией, контролировать работу и составлять отчеты о проведенных мероприятиях для руководства.
2. Начальника мерчендайзеров или людей, организующих правильную выкладку товара в торговых точках
   . К тому же такой профессионал может контролировать наличие в магазинах ценников и рекламных материалов, отслеживать продажи конкурентов.
3. Супервайзер торговых агентов
   . Этот управленец занимается подбором и обучением кадров. Контролирует деятельность своей команды по заключению договоров с торговыми точками, снабжает необходимой продукцией и составляет отчеты о проделанной работе.
4. Управленец в торговой сети
   . В крупных гипермаркетах продавцы-консультанты разделяются на группы по несколько человек (от 5-ти до 15-ти). Руководит такой группой супервайзер, который формирует график работы, отслеживает качество обслуживания клиентов.

Разновидности профессии

Работа этих людей имеет свои особенности и определенную специфику.

• Супервайзер промоутеров -работает над раскруткой и продвижением продукции, организовывает рекламные мероприятия, обозначает место для их проведения и дегустации, дает консультации по проведению рекламных акций, обучает персонал тонкостям продаж. Контролирует внешний вид вверенных ему сотрудников, наличие в их распоряжении рекламной полиграфической продукции, занимается подбором персонала, составляет отчетную документацию о своей деятельности.
• Супервайзер мерчендайзеров – решает организационные вопросы, следит за качеством работы подчиненных. Ведает вопросами поступления товаров, консультирует потребителей по всем характеристикам продукции. Отслеживает испорченный товар и составляет график новых поставок.
• Супервайзер торговых агентов– набирает персонал, ищет клиентов, развивает продажи, принимает заказы, контролирует поставки товара на торговые точки. Кроме того, он должен уметь урегулировать конфликтную ситуацию, организовать маркетинговые акции, работать на результативность продаж, анализировать потребление товара и отражать реализацию продукции документально.
• Супервайзер отдела продаж – ведет плановую и аналитическую деятельность, нацеливает персонал на рост показателей продаж, обсуждает потребности клиентов с менеджерами торговых точек.

Каждый супервайзер специализируется на определенном виде деятельности.

Супервайзер – зарплата

Среди плюсов профессии супервайзера отдельно был выделен пункт о заработной плате. Она может измеряться разными способами:

1. Временные сотрудники, которые организуют работу, к примеру, промоутеров на акциях и специальных мероприятиях. Они могут рассчитывать на $3,5-5,5 в ч.
2. Постоянный руководитель мерчендайзеров или торговых агентов в компании получает в зависимости от своей квалификации и успехов команды от $410 до 2700 в мес., что существенно превышает среднюю зарплату во многих странах СНГ.

Требования к супервайзеру

Для того чтобы профессия супервайзер приносила ощутимые денежные бонусы, кандидат на такую должность должен соответствовать определенным требованиям:

1. Высшее образование в сфере экономики, маркетинга, менеджмента или управления персоналом будет важным плюсом.
2. Иметь знания рынка сбыта продукции, техник и психологии продаж.
3. Обладать навыками планирования и анализа бизнес-процессов.
4. Знать трудовое законодательство и правила техники безопасности на рабочем месте.
5. Обязанности супервайзера в гостинице и крупной торговой сети могут дополняться необходимостью владеть одним или несколькими иностранными языками.
6. Иметь организаторские и ораторские способности.
7. Владеть компьютером на уровне продвинутого пользователя.

Навыки супервайзера

Понимая, что означает супервайзер, можно выделить основные навыки такого специалиста:

1. Умение анализировать результаты работы подчиненных (создавая панель оценки), выделять проблемные места и причины низких показателей эффективности. Исправлять недочеты и ошибки в работе.
2. Определение приоритетных точек и методов продаж.
3. Возможность мыслить стратегически и находить свежие и неординарные решения задач, поставленных вышестоящим руководством.
4. Способность работать в «полевых» условиях в ситуации многозадачности.
5. Навыки работы с коллективом людей. Супервайзер должен быть лидером, умеющим как вдохновлять и мотивировать, так и «наказывать» за плохое выполнение обязанностей.
6. Педагогические способности к обучению новичков и переобучению имеющихся людей в своей команде, привнесению новых методик в работу.

Личные качества супервайзера

Чтобы успешно занимать должность супервайзера, человек должен иметь некими личностными качествами:

1. Организаторские и лидерские навыки, умение работать в коллективе и управлять им.
2. Выдающиеся коммуникативные способности взаимодействия с разными типами характеров людей.
3. Гибкость в принятии решение.
4. Наряду с гибкостью важны строгость и требовательность.
5. Активность и целеустремленность.
6. Наблюдательность.
7. Способность к постоянному обучению.
8. Педагогические таланты.
9. Стрессоустойчивость и умение решать несколько задач одновременно.
10. Амбициозность. Эта должность хороша для молодых и активных карьеристов.

Преимущества и недостатки профессии

Во многом именно от супервайзера зависят объемы продаж и, соответственно, доходы компании. Без его чуткого руководства команда не сможет работать слаженно и эффективно, а менеджеры физически не успеют вникать в каждую неурядицу.

Поэтому к подбору кадров работодатели подходят скрупулезно: оценивают лидерские качества, трудоспособность и навыки кандидата. Тем, кто успешно пройдет собеседование с рекрутерами и руководителями по продажам, профессия открывает хорошие перспективы:

1. Должность супервайзера — отличная возможность попробовать себя в качестве руководителя. Такая строка в резюме значительно повышает ценность соискателя на рынке труда.
2. Не имея высшего образования, можно хорошо и стабильно зарабатывать.
3. Чаще всего супервайзер не сидит на месте, а перемещается по городу или торговому залу. Для тех, кому статичное нахождение в офисе кажется скучным, идеально.
4. Минимальный контроль со стороны начальства дает ощущение свободы.

Как стать супервайзером?

Для того чтобы административная должность супервайзер стала желанной графой в трудовой книжке, можно пойти двумя путями:

1. Начать работу в команде, которой уже управляет такой профессионал. То есть быть торговым агентом, промоутером или мерчендайзером. При этом важно активно проявлять себя и показывать отличные результаты работы, тогда и желанный карьерный рост будет не за горами.
2. Руководитель торговых представителей или мерчендайзеров может быть назначен на должность и из кандидатов, работавших в смежных областях (менеджмент, маркетинг) и проявивших свои незаурядные организаторские и аналитические способности на этапах собеседования и испытательного срока.

Где учиться на супервайзера?

Чтобы занять должность супервайзера, можно:

1. Получить высшее профильное образование по специальностям «Менеджмент», «Управление персоналом», «Маркетинг» и некоторым другим экономическим профилям.
2. Существуют также специальные курсы и тренинги, как стать супервайзером без опыта. Они могут длиться от нескольких дней до полугода. На занятиях преподаватели (часто практикующие) обучают новичков не только навыкам аналитики и технологий продаж, но и методам управления командой разных людей.

ГЛАВБУХ-ИНФО

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О.________________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Супервайзер относится к категории руководителей низшего звена. 1.2. Супервайзер назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителем предприятия. 1.3. Супервайзер подчиняется непосредственно руководителю отдела продаж. 1.4. На время отсутствия супервайзера его права и обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. 1.5. На должность супервайзера назначается лицо, имеющее (высшее, среднее) профессиональное образование, специальную подготовку по руководству работниками (без предъявления требований к стажу работы; стаж руководящей работы не менее 1 года). 1.6. Супервайзер должен знать: — трудовое законодательство; — основы рыночной экономики, предпринимательства и ведения бизнеса; — структуру и штаты предприятия, профиль, специализацию и перспективы его развития; — основные технологические процессы деятельности предприятия; — кадровую политику и стратегию предприятия; — основы общей и специальной психологии, социологии и психологии труда; — методы оценки сильных и слабых сторон подчиненных работников; — нормы качества и времени для каждого вида работы; — этику делового общения; — методы решения организационно-управленческих и кадровых задач; — методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 1.7. Супервайзер руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности супервайзера

Супервайзер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Доводит до сведения подчиненных работников поставленные перед ними задачи; проверяет готовность работников к решению поставленных задач; распределяет участки работ между работниками. 2.2. Корректирует работу персонала, назначает работников на выполнение определенных работ при возникновении незапланированных или нестандартных ситуаций, при сбоях в общем порядке работы. 2.3. Организует (при необходимости) взаимозаменяемость работников. 2.4. Определяет приоритеты и очередность выполнения рабочих задач. 2.5. Организует наблюдение и контроль за соблюдением графика работ, расстановкой персонала в соответствии со штатным расписанием, выполнением конкретных объемов работ, установленными стандартами качества работ. 2.6. Проверяет обеспеченность работников материально-техническими, информационными ресурсами, необходимыми для выполнения возложенных на работников обязанностей, принимает меры по предотвращению простоев, аварий, временных остановок работы. 2.7. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций во вверенном ему коллективе. 2.8. Оценивает качество работы каждого работника, рациональное использование рабочего времени, а также определяет возможность возложения на работника дополнительных обязанностей. 2.9. Оценивает лояльность и уравновешенность работников, определяет степень доверия к работникам. 2.10. Присутствует при общении работников с клиентами и посетителями (анализирует беседу, отношение к клиентам и посетителям); ведет наблюдение за профессиональным поведением работников; указывает на ошибки работников и предупреждает о необходимости их устранении. 2.11. Дает работникам необходимые указания по выполнению ими работ, имеющие для них обязательный характер. 2.12. Дает работникам «случайные» контрольные задания для тренировки готовности к выполнению различных задач. 2.13. Принимает меры по приостановлению выполнения работ, замещению работников при наступлении случаев, могущих повлечь неблагоприятные последствия для предприятия, не допускает к работе работников, находящимся в состоянии, ведущем к таким же последствиям (нетрезвое состояние, болезнь, др.), немедленно сообщает об этих случаях вышестоящему должностному лицу. 2.14. Определяет возможность и способы применения принятой на предприятии системы поощрений и взысканий. 2.15. Беседует с работниками, выясняет причины неудовлетворительной работы и совместно с работниками определяет варианты решения корпоративных и личных вопросов. 2.16. Организует учебные курсы и персональное наставничество (шефство) для отстающих работников при неспособности последних самостоятельно справиться с поставленными перед ними задачами, а при неудовлетворительных итогах обучения направляет руководству предприятия представления на увольнение работников за несоответствие занимаемой должности (выполняемой работе). 2.17. Определяет критерии требований к кандидатам на работу и принимает участие в отборе претендентов. 2.18. Представляет принятых на работу коллективу, обеспечивает их сведениями, необходимыми для ориентации в коллективе, знакомит с условиями работы и основными принципами кадровой политики предприятия. 2.19. Обеспечивает взаимосвязь подчиненного ему коллектива с другими подразделениями предприятия (бухгалтерией, отделом кадров, пр.). 2.20. Составляет отчеты о готовности каждого конкретного работника к выполнению тех или иных задач, о достигнутых работниками результатах. 2.21. Готовит отчеты о качестве работ, выполняемых подчиненными работниками, о выполнении объемов заданий, о причинах, приведших к срыву выполнения планов и виновных в этом лиц, и представляет их вышестоящему руководителю. 2.22. Выполняет (если этого требует ситуация) работу отдельных работников.

3. Права супервайзера

Супервайзер имеет право:

3.1. На доступ к личным делам подчиненных работников. 3.2. Принимать участие в разработке и согласовании производственных планов предприятия, планов по перестройке структуры деятельности подразделений предприятия. 3.3. Проводить собрания со штатными сотрудниками с целью обсуждения их профпригодности в связи с изменениями производственной политики предприятия. 3.4. Требовать от руководства соответствующих подразделений предприятия своевременного обеспечения всем необходимым для нормальной работы подчиненных работников. 3.5. Требовать от бухгалтерии или иных финансово-бухгалтерских подразделений информацию по условиям оплаты труда, начисленной заработной плате и иным финансовым вопросам. 3.6. Представлять руководству предприятия предложения о наложении дисциплинарных взысканий на отдельных работников за неисполнение возложенных на них обязанностей, нарушение трудовой и корпоративной дисциплины; предложения о поощрении отличившихся работников. 3.7. При наличии на предприятии профсоюза выступать посредником между подчиненными работниками, руководством предприятия и профсоюзом с целью обсуждения рабочих заданий и решения конфликтов. 3.8. Проходить дополнительное обучение в связи с поставленными задачами. 3.9. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность супервайзера

Супервайзер несет ответственность за:

4.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. Правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. Причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник: Rabota.ru
Вложения:

Карьерный рост супервайзера

Считается, что работа супервайзером в трудовой книжке значится примерно 1 год потому, как:

1. Если человек не справляется со своими обязанностями, в течение года он это понимает или его руководство. Такой специалист либо увольняется, либо переводится на другую должность с меньшей ответственностью.
2. Если же кандидат отлично справляется с возложенными обязанностями, то он сравнительно быстро «перерастает» супервайзера и назначается на более высокие должности, к примеру, менеджера подразделения или отдела.

Почему важно, чтобы ваши супервайзеры прописали собственный бизнес-план

Супервайзер, прежде всего, — лидер для команды торговых представителей, человек более опытный и организованный в ориентации работы с территорией маршрутов. Поэтому очень важно, чтобы он прописал детальный бизнес-план. И не только прописал, но и презентовал его руководству, а лучше и всей команде продаж.

Почему они должны прописать собственный бизнес-план?

• Бизнес-план значительно помогает супервайзеру упорядочить цели и установить приоритеты в плановых задачах и показателях. А мы знаем, какой объем информации приходится держать в голове каждому руководителю.
• Написание бизнес-плана стимулирует супервайзера детально продумать «за счет чего», установить последовательность шагов, продумать как он организует работу торговых территориально (работу маршрутов), сегментально (группы розницы).
• Сам процесс составления плана стимулирует системное и креативное мышление, которое охватывает всю картину в целом. В процессе рождаются новые, нестандартные, более эффективные решения.
• Презентация супервайзером своего плана команде способствует тому, чтобы делиться опытом с торговыми, позволяет обучать на своем примере, при этом фокусируя внимание, свое и торговых представителей, на результате.
• Для руководителя составленный супервайзером бизнес-план послужит показателем, насколько супервайзер понимает свои задачи. Насколько он может организовать работу маршрутов, вдохновить торговых, привнести свежие идеи. Как показывает практика,у лучших супервайзеров – лучше продуманные и детальные бизнес-планы, а у более слабых – хуже.
• Плюс ко всему, план стимулирует супервайзера достигать озвученных результатов. Составляя детальный бизнес-план расчеты делает супервайзер, т.е становиться лицом заинтересованным! Он не сможет поставить себе заниженную цель, поскольку руководитель устанавливает условия планирования. В результате он сам себе продает задачу, т.е. ОБОСНОВЫВАЕТ СЕБЕ, что план реальный.
• Ну и составленный бизнес-план будет являться дополнительным мотивом в работе супервайзера. Руководитель может всегда напомнить: «Ты помнишь, ты планировал сделать …..? Это же то, что ты хотел воплотить для собственного успеха!»

Слишком много пользы в этом занятии, чтобы не взяться за такую задачу. Лучше всего дать своим супервайзерам ознакомиться со стратегическим планом и затем выделить несколько недель (1-2) на его обдумывание и подготовку во всех деталях собственных. В итоге, каждый супервайзер, проводит свою презентацию 20 минут и в течении 5 минут дает ответы на возникшие вопросы – самый оптимальный лимит времени.

Конечно, шаблон (форма) для каждого бизнеса свой, с учетом его особенностей и проблемных мест. Однако есть 5 блоков незаменимых в любом бизнес-плане.

Важными компонентами этого плана являются:

Цели – Какого результата собираются достичь? Мы ведь всегда работаем с ВЫХОДА, думаем чего хотим достичь, а уж затем как. Возможные ключевые моменты для этого блока в работе с территорией: объем продаж, валовый доход, операционные затраты, ожидаемое количество заказов за период в критериях результативности, количество обслуженных торговых точек и приоритетных группы розницы (сегменты), намеченная результативность визитов, и т.д. Уместно выделить самое большое достижение, которое будет сделано за определенный период.

Стратегии – Как супервайзер собирается этого достигнуть? Как он будет работать с командой торговых и маршрутами? Здесь лучше всего наметить, на каких группах товара (Торговых марках, позициях) будет фокусировать торговых представителей, на что делать акцент, какой использовать инструментарий, какие новые подходы будут внедрены в работу с маршрутами и торговыми представителями? Какие позиции (поставщиков, торговые марки), розничные сегменты и типы розницысупервайзер считает наиболее перспективными или рисковыми?

Действия – Что собирается делать чтоб это сделать? На этом этапе хочется увидеть конкретные метрики и показатели. Сколько встреч (звонков) должно быть проведено, сколько встреч с каждым торговым за месяц, сколько совместных визитовна маршрут? Как планируется распределить время?

Препятствия (ограничения) – Что стоит на пути к цели? Я не верю в причины, поэтому пусть обозначат заранее возможные ограничения с тем, чтобы можно было сразу же за них взяться и устранить.

Провал – не лучшая альтернатива. Надо выяснить, как преодолеть препятствия и помочь супервайзеру избавиться от них. Просто спросите, увидите, они найдут, что вам рассказать: это и личные проблемы, и старые технологии, и недостаток знаний, и ленивые торговые.

Мотивы и возможности (профессиональное развитие, карьерный рост,источник мотивации) – Как они хотят вырасти в профессиональном плане? Супервайзеры должны инвестировать в себя! Если человек не развивается, то он профессиональный труп. Узнайте, как они планируют развиваться. Какие изучить и использовать тренинги, книги по управлению и продажам, коучинг, блоги, курсы? Есть ли конкретные области, на которых нужно сфокусироваться, чтобы произошел существенный профессиональный рост? Также интересным является решение попросить их изложить свой взгляд на управление продажами и что мотивирует их на протяжении года. Это поможет вам понять, что руководит вашими супервайзерами.

Бизнес-планы еще никому не помешали, а полезность его сложно переоценить. Благодаря им процесс управления станет простым и понятным, а вы узнаете многое о своей команде управленцев и о возможных перспективах роста продаж на будущий период.

Внедрить в управлении дистрибуции детальное планирование и управление системными продажами поможет экспертная программа обучения, шестинедельный on-line инструктаж для супервайзеров

Воспользовавшись данным курсом, ваши супервайзеры смогут не только составить детальный бизнес-план, а и повысить свою результативность в разы.